Jokaisessa yrityksessä käytetään sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Sisäinen viestintä tapahtuu yrityksen johdon, omistajien, esimiehen ja henkilöstön välillä, kun ulkoinen viestintä puolestaan suunnataan yrityksen sidosryhmille. Yrityksen sidosryhmiin kuuluvat nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat, tavarantoimittajat, rahoittajat, kilpailijat ja erilaiset viranomaistahot. Miten yrityksen sisäinen viestintä käytännössä toimii? Katsotaanpa.

Tehokas viestintä edistää kommunikaatiota työyhteisössä

Oikeanlainen viestintä vaikuttaa aina positiivisesti jokaisen yksittäisen työntekijän työmotivaatioon, työn sujuvuuteen ja lopputulokseen. Tärkeintä on, että yrityksen tekemät tuotteet tai suorittamat palvelut tehdään juuri niin kuin on ennalta tarkoitettu. Lyhyesti sanottuna, työyhteisössä on hyvä henki, jolloin jokainen työntekijä uskaltaa ja haluaa kommunikoida päivittäin keskenään. Kommunikointi ja keskustelu eivät koskaan ole itseisarvoja, vaan niitä pitää jatkuvasti kehittää. Apua voi myös pyytää ja saada, eli jos uusi työntekijä ei vielä hallitse kaikkea, häntä pitää kannustaa, mutta myös neuvoa ja opettaa. Asiakaskohtaamisten sujuvuutta ja laatua halutaan kehittää jokaisessa yrityksessä, joten on tärkeää, että koko yrityksen henkilöstö ”puhaltaa samaan hiileen.”

Yrityksen sisäiset palveluperiaatteet

Sisäinen viestintä tarkoittaa jokaisen organisaation ja työyhteisön vuorovaikutusta sekä sisäistä tiedonkulkua. Jokaisen yrityksen asiakkuudenhallinta on aina erittäin tärkeää, koosta tai toimialasta riippumatta. Tyytyväinen asiakas pitää osaltaan yrityksen pyörät pyörimässä ja kertoo saamastaan hyvästä palvelusta eteenpäin. Nykyään on helppoa tutustua verkossa erilaisiin asiakkuutta vahvistaviin järjestelmiin, kuten CRM-järjestelmään. IT-tuen, eli kokonaisvaltaisen crm -järjestelmän avulla yritys hallitsee helposti asiakastietojaan, luo tärkeitä ratkaisuja asiakastukeen sekä auttaa tehokkaissa myynti- ja markkinointistrategioissa.

Mitkä ovat Sisäisen viestinnän tehtävät? Katsotaanpa asiaa hieman tarkemmin.

• Perustoimintojen tuki, joka tarkoittaa asiakkaille tuotettavien palveluiden ja myytävien tuotteiden siirtämisessä käytettävää viestintää.
• Jokaisen työyhteisön pitkäjänteinen ja selkeä profilointi, joka tarkoittaa palveluiden ja tuotteiden tavoitekuvaan tarvittavaa markkinointia, eli viestintää. Profilointiin kuuluvat mukaan niin tuotteen suunnittelu, valmistus, myynti, asiakkaille toimittaminen kuin myös tulevaisuuden visiot.
• Informointi tarkoittaa, että työyhteisölle kuuluvista asioista ja tulevista tapahtumista informoidaan sekä yrityksen sisälle että myös ulkopuolelle.
• Kiinnittäminen ja perehdyttäminen, jotka tarkoittavat sekä työntekijöiden tutustuttamista työyhteisöön ja myös sen ulkopuolelle että henkilöstön perehdyttämistä tuleviin työtehtäviinsä. Henkilöstön perehdyttämiseen voi kuulua myös vaikkapa työnantajan järjestämät luennot ja koulutukset.
• Sosiaalinen vuorovaikutus, jossa henkilöstöä koulutetaan yrityksen omien arvojen mukaisesti tulevien sosiaalisten tilanteiden varalle.
• Työntekijän tehtävänä on edustaa yritystä asiakkaiden ”edessä.” Jokainen työntekijä edustaa omaa työnantajaansa ja omaa toimenkuvaansa parhaalla mahdollisella tavalla. Lyheysti sanottuna, hyvä sisäinen viestintä on aina tärkeä edellytys myös ulkoisen viestinnän onnistumiselle.

Ulkoinen viestintä suunnataan sidosryhmille

Jokaisen yrityksen ulkoinen viestintä kohdennetaan aina yrityksen tärkeille sidosryhmille, kuten asiakkaille ja yhteistyökumppaneille. Oikein suunniteltu ja rakennettu ulkoinen viestintä voi toimia myös tärkeänä kilpailuvalttina yritykselle suhteessa kilpailijoihin. Kokonaisvaltainen ulkoinen viestintä tarkoittaa, että jokainen yrityksen työntekijä on sisäistänyt tarkkaan ulkoisen viestinnän periaatteet. Erityisen tärkeää on myös, että saatu oppi laitetaan käytäntöön kaikissa sidosryhmiin liittyvissä tilanteissa aina tuotteen suunnittelusta markkinointiin ja jakeluun asti. Toimivat vuorovaikutussuhteet sidosryhmien kanssa ovat yritykselle todella arvokasta pääomaa.

Ulkoisen viestinnän on oltava toimivaa jokaisessa kohtaamistilanteessa sidosryhmien kanssa, kuten digitaalisesti, henkilökohtaisesti, kirjallisesti tai sähköisesti. Sidosrymiä ei saa koskaan jättää tärkeiden tiedotteiden ulkopuolelle, joten ajankohtainen ja tehokas viestintä vahvistaa suhdetta yrityksen ja sidosryhmien välillä.