Monien taloyhtiöiden perinteinen viestintäkanava on jakaa tietoa paperilla työntämällä viestejä asukkaiden postiluukkuun ja laittamalla ilmoituksia sisääntuloaulan ilmoitustaululle. Näiden viestin joukossa kulkevat niin taloyhtiön yhteisiä asioita koskevat tiedotteet kuin taloyhtiön hallituksen kokouskutsut. Virallisten kanavien ohella tieto kulkee epävirallisesti pihakeskusteluissa, mikä voi haitata taloyhtiön ja isännöitsijän sekä huoltoyhtiön viestinnän tavoitteita. Taloyhtiöiden sisäinen viestintä on aluetta, jossa vielä usein vältellään sähköisten viestintäkanavien täysiveristä hyödyntämistä. Tämä on kuitenkin usein täysin turhaa. Taloyhtiöiden käyttöön on kehitetty erilaisia sähköisiä viestintäkanavia, joita hyödyntämällä voidaan päästä hyvään yhteishenkeen. Tämän edellytyksenä on sopia pelisäännöistä välineiden käytössä ja huolehtia siitä, että esimerkiksi ikäihmiset saavat tarvittavan opastuksen sähköisten viestintäkanavien käyttöön.

Välineet taloyhtiön tiedonhallintaan

Sosiaalinen media on kenties ensimmäinen asia, joka tulee monille mieleen hyödynnettävästä sähköisestä viestintäkanavasta. Facebook tarjoaa mahdollisuuden oman rajatun ryhmän muodostamiseen, mutta on muistettava etteivät läheskään kaikki käytä sitä. Sama tilanne on monen muun sosiaalisen median kanavan kanssa, jotka vaativat erillisiä käyttäjätunnuksia.

Yksinkertaisin hyödynnettävä kanava on sähköpostin käyttö, mikä onkin yleistä. Siihen liittyy kuitenkin useita ongelmia, joiden ratkaiseminen on tärkeää, jos sähköposti on taloyhtiön tiedonhallinnan ensisijainen kanava. Viimeisimmän version löytäminen voi olla hankalaa viestitulvasta ja tärkeimmät dokumentit saattavat hukkua vastaanottajan sähköpostilaatikossa. Sähköposti on hyvä viestintäväline, mutta oikeaan tiedonhallintaan tarvitaan jotain lisää.

Erilliset virtuaaliset työtilat, joita yritykset tarjoavat tieturvallisena pilvipalveluna, ovat ratkaisu modernin taloyhtiön tiedon hallintaan. Työtila on verkkosivu, joka sisältää niin yleiset sivut kaikille asukkaille kuin rajatut sivut taloyhtiön hallituksen, isännöitsijän ja huoltoyhtiön käyttöön. Tällainen sähköinen työtila tehostaa kokouksien hallintaa ja vähentää hallinnollista työtä. Lisäksi se myös helpottaa viestintää eri osapuolten välillä. Kiinteistövälittäjät arvostavat taloyhtiöitä, joissa tiedonhallinta on hyvällä tasolla. Moderni kiinteistövälittäjä, kuten esimerkiksi blok.ai pystyy luomaan lisäarvoa asunnonmyyjille kertomalla potentiaalisille ostajille taloyhtiön huolehtivan tiedonhallinnasta laadukkaasti.

Yhteenveto

Taloyhtiön hallituksella on vastuu hyvän tiedonhallinnan toteuttamisesta ja ylläpitämisestä taloyhtiössä. Tämä on helppoa moderneilla sähköisillä työvälineillä. Ottamalla käyttöön Internetissä toimivan työtilan hallitus voi pitää kaikki taloyhtiön dokumentit yhdessä paikassa ja tiedottaa asukkaita tehokkaasti ja nopeasti ajankohtaisista asioista.